Czy ta impreza mi się opłaci? Jak policzyć próg rentowności stoiska

Próg rentowności stoiska liczy się jednym wzorem:

Próg rentowności (w sztukach) = koszty stałe imprezy ÷ marża jednostkowa

gdzie marża jednostkowa = cena sprzedaży jednej sztuki − koszt zmienny jednej sztuki

Koszty stałe imprezy to wszystko, co zapłacisz niezależnie od tego, czy sprzedasz jedną sztukę, czy tysiąc: opłata dla organizatora, prąd, dojazd, nocleg, namiot, praca pomocnika. Koszt zmienny to to, co zniknie z magazynu razem z jedną sprzedaną sztuką: surowiec, opakowanie, wafel, strata.

Wynik to liczba sztuk, przy której wychodzisz na zero. Niżej rozpisuję ten rachunek dwa razy: dla gastronomii (lody na gałki) i dla rękodzieła, gdzie mechanizm jest inny. Stawki organizatorów są z konkretnych regulaminów, z podaniem imprezy i roku. Wszystko, co jest założeniem redakcji, jest tak oznaczone — to trzeba podmienić na własne liczby.

Co wchodzi w koszty stałe jednej imprezy

Lista jest dłuższa, niż większość ludzi liczy. Przy każdej pozycji realny przykład z regulaminu.

Kaucja to nie koszt

Kaucja jest zwrotna, więc do wzoru nie wchodzi — ale zamraża gotówkę, którą trzeba mieć przy sobie. Udokumentowane kwoty: 200 zł brutto (Pelplin 2026, warunek przyjęcia zgłoszenia), 300 zł (Olsztyński Jarmark Wielkanocny 2026), 500 zł (Warmiński Jarmark Świąteczny 2025), 2 500 zł dla gastronomii (Jarmark św. Dominika 2025). Nie jest kosztem, ale bez niej na stoisko nie wejdziesz.

Koszt zmienny i marża jednostkowa — jak policzyć uczciwie

Koszt zmienny to nie tylko surowiec. Trzy rzeczy, które najczęściej wypadają z rachunku:

1. Strata i odpad. Produkt świeży nie sprzeda się w całości. Jeśli 8% masy skończy w koszu, koszt zmienny dziel przez 0,92, nie mnóż przez 1,08: 2,15 zł ÷ 0,92 = 2,34 zł.
2. Opakowanie i jednorazówki. Kubek, wafel, łyżeczka, serwetka, torebka, wstążka.
3. Poczęstunek. Degustacje i próbki — jako procent sprzedanej ilości, nie jako „drobiazg".

Prowizja od płatności kartą jest naliczana od obrotu, więc też jest kosztem zmiennym: odejmij ją od ceny przed policzeniem marży.

Przykład 1: lody na gałki

Impreza: jednodniowy jarmark gminny. Stawki organizatora z jednego konkretnego regulaminu — 37. Jarmarku Dominikańskiego w Choroszczy (2026).

Krok 1 — koszty stałe

Kaucji ten regulamin nie przewiduje. Gdyby przewidywał, nie dopisujesz jej do tej sumy, tylko do listy „gotówka, którą muszę mieć".

Krok 2 — marża na jednej gałce

Wszystkie liczby w tym kroku to założenia przykładu.

Cena sprzedaży 1 gałki                        8,00 zł
Koszt masy lodowej (16 zł/l ÷ 10 gałek)       1,60 zł
Wafel                                         0,45 zł
Serwetka, łyżeczka                            0,10 zł
Koszt surowca razem                           2,15 zł
Korekta na straty i odpad (8%): 2,15 ÷ 0,92   2,34 zł
-------------------------------------------------------
Marża jednostkowa = 8,00 − 2,34 =             5,66 zł

Krok 3 — próg rentowności

Próg = koszty stałe ÷ marża jednostkowa
Próg = 1 356 zł ÷ 5,66 zł = 239,6  ≈  240 gałek

Przy średnio 1,6 gałki na klienta to około 150 klientów w ciągu dnia. To liczba, na którą patrzysz — nie na złotówki obrotu.

Krok 4 — ta sama kalkulacja na droższej imprezie

Podmień jedną liczbę: opłatę za stoisko. Święto Śliwki w Strzelcach Dolnych (gm. Dobrcz, 2026) bierze za stoisko gastronomiczne 3×3 m 1 250 zł, a za samochód 100 zł.

Koszty stałe = 1 250 + 100 + 156 + 350 + 200 = 2 056 zł
(prąd doliczasz według regulaminu tej imprezy)
Próg = 2 056 ÷ 5,66 = 363,2 ≈ 364 gałki ≈ 228 klientów

Ta sama praca i ten sam towar, a próg wyżej o ponad 50%. Dlatego progu nie liczy się raz na sezon, tylko dla każdej imprezy osobno.

Przykład 2: rękodzieło — tu progiem nie są sztuki, a klienci

Przy rękodziele sprzedajesz mało sztuk z wysoką marżą, a każda sztuka jest inna — liczenie progu w sztukach niewiele mówi. Licz w klientach, używając średniego paragonu.

Próg rentowności (w klientach) = koszty stałe ÷ (średni paragon − koszt materiału w tym paragonie)

Impreza: Choroszcz 2026, stoisko rękodzielnicze 3×3 m — 200 zł brutto (150 zł dla mieszkańców gminy, co samo w sobie warto sprawdzić w każdym regulaminie).

KOSZTY STAŁE
Stoisko 3×3 m (Choroszcz 2026 — źródło)          200 zł
Dojazd 160 km, 10 l/100 km, 6,50 zł/l            104 zł   [założenie]
Amortyzacja namiotu i wyposażenia
  (2 500 zł ÷ 25 imprez)                         100 zł   [założenie]
-----------------------------------------------------------
Koszty stałe razem                               404 zł

MARŻA NA PARAGONIE                                        [założenia]
Średni paragon                                    75 zł
Koszt materiału w tym paragonie                   17 zł
Marża na paragonie                                58 zł
-----------------------------------------------------------
Próg = 404 ÷ 58 = 6,97  →  7 klientów

Siedmiu klientów brzmi łatwo. Ale policz konwersję: jeśli kupuje jedna osoba na czterdzieści, które przejdą obok i zerkną, potrzebujesz około 280 osób przed stoiskiem.

I tu wchodzi liczba, którą rękodzielnicy pomijają najczęściej.

Koszt własnej pracy: 14 godzin (wykonanie towaru, dojazd,
rozstawianie, sprzedaż, zwijanie) × 31,40 zł brutto
— minimalna stawka godzinowa 2026, Dz.U. 2025 poz. 1242
= 439,60 zł

Koszty stałe z własną pracą = 404 + 439,60 = 843,60 zł
Próg = 843,60 ÷ 58 = 14,5  →  15 klientów

Próg podwoił się, a zmieniło się tylko jedno: policzyłeś swój czas. To właściwa liczba do porównywania imprez.

Trzy liczby, których ludzie nie liczą

1. Koszt własnej pracy. Stawka godzinowa × godziny, licząc dojazd, rozstawianie i zwijanie, nie tylko godziny handlu. Podłoga: minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242). Jeśli impreza nie domyka się przy tej stawce, nie domyka się w ogóle.

2. Koszt utopionego dnia. Co zarobiłbyś w tym czasie inaczej: na zleceniu, w pracy, produkując towar na pewniejszą imprezę.

3. Koszt ryzyka pogodowego. Opłata za stoisko jest bezzwrotna — wprost zapisano to w regulaminie Olsztyńskiego Jarmarku Wielkanocnego 2026 („Poniesiona opłata nie podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji Wystawcy"), Festiwalu Karpia w gm. Milicz (2023) i w ogłoszeniu Dni Starogardu Gdańskiego (2025). Licz to tak: pomnóż koszty stałe przez prawdopodobieństwo zepsutego dnia i dolicz jako narzut. Jeden stracony dzień na pięć to 20%.

Jak oszacować frekwencję przed imprezą

To jest szacowanie, nie prognoza. Nikt nie poda Ci liczby gości z góry, a komunikaty po imprezie bywają optymistyczne. Sześć rzeczy, które da się sprawdzić:

1. Liczba mieszkańców gminy. Dożynki przyciągają głównie mieszkańców — gmina z 6 tysiącami mieszkańców nie zrobi 20 tysięcy gości.
2. Zdjęcia z poprzednich edycji. Szukaj szerokich kadrów z godzin szczytu, nie zdjęć koncertu. Zdjęcie alejki mówi więcej niż komunikat prasowy.
3. Liczba stoisk w zeszłym roku. Spadek z 60 do 20 znaczy, że coś się zmieniło. Wzrost znaczy, że rośnie Twoja konkurencja.
4. Czy impreza jest biletowana. Bilet odsiewa przypadkowych przechodniów, ale ci, którzy przyjdą, są nastawieni na wydawanie pieniędzy.
5. Konkurencja w Twojej kategorii. Zapytaj organizatora, ile stoisk z Twoim asortymentem już przyjął. Sprawdź też, czy Twoja kategoria w ogóle jest w regulaminie — brak kategorii „napoje" albo „alkohol" często znaczy, że wyłączność sprzedano jednemu operatorowi.
6. Pogoda. Prognoza na 3 dni jest wiarygodna, na 10 — nie. A opłata bywa już zapłacona i bezzwrotna.

Pomaga też archiwum wcześniejszych edycji tej samej imprezy: stawki z poprzednich lat pokazują, czy organizator podnosi ceny. Takie archiwum jest częścią płatnego dostępu w Handlowym Radarze, ale te same dokumenty zwykle zostają w BIP-ie gminy i można ich poszukać samemu.

Decyzja: reguła przepustowości

Jeśli próg rentowności wymaga sprzedaży większej niż Twoja realna przepustowość w godzinach imprezy — nie jedziesz.

Przepustowość liczysz tak:

Maksimum klientów = (godziny handlu × 60 min) ÷ czas obsługi
                     jednego klienta w minutach
Realnie = maksimum × współczynnik obłożenia
(ruch nie jest równomierny: dwie godziny kolejki, cztery puste)

Dla stoiska z lodami z przykładu 1:

8 godzin × 60 = 480 minut
Obsługa jednego klienta: 1 minuta → maksimum 480 klientów
Współczynnik obłożenia 50% → realnie ok. 240 klientów
240 klientów × 1,6 gałki = 384 gałki
Próg to 240 gałek → mieści się w przepustowości z zapasem

Gdyby próg wyszedł na 500 gałek, decyzja byłaby jednoznaczna: albo druga osoba do wydawania, albo wyższa cena, albo rezygnacja. Ta reguła obcina najczęstszy błąd gastronomii — próg, który domyka się tylko przy kolejce stojącej nieprzerwanie od otwarcia do zamknięcia.

Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze sprzętu ani danych o własnej sprzedaży, zacznij od imprezy bez opłaty za stoisko — jak to zrobić, opisuję w tekście Pierwszy jarmark z małym budżetem. Widełki stawek z kilkudziesięciu regulaminów są zebrane w tekście Ile kosztuje stoisko w 2026 roku.

Najczęstsze pytania

Czy kaucja wchodzi do kosztów stałych?

Nie, bo jest zwrotna — wchodzi do zapotrzebowania na gotówkę. Ryzyko potrącenia kaucji za nieposprzątane stoisko licz osobno; w regulaminie Olsztyńskiego Jarmarku Wielkanocnego (2026) kaucja 300 zł jest wprost „na poczet wygenerowanych śmieci i nieusunięcia ich po zakończeniu jarmarku".

Czy opłata targowa to to samo co opłata dla organizatora?

Nie. To dwie opłaty na dwóch różnych podstawach i na wielu imprezach płaci się obie. Opłatę targową wprowadza rada gminy na podstawie art. 15 i art. 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Udokumentowane przykłady podwójnej opłaty: Jeleniogórski Jarmark Staroci (1,70 zł/m² dziennie — kwota z regulaminu jarmarku, samej uchwały nie weryfikowaliśmy) i Jarmark Bożonarodzeniowy w Piotrkowie Trybunalskim (1,00 zł brutto/m², również z regulaminu). Maksymalna stawka ustawowa na 2026 r. to 1 176,67 zł dziennie (M.P. 2025 poz. 726), ale realne stawki gminne to kilka–kilkadziesiąt złotych.

Co, gdy w regulaminie nie napisano, czy kwota jest netto czy brutto?

Zapytać organizatora na piśmie przed wpłatą — w regulaminach małych imprez tej informacji zwykle nie ma. Różnica 23% na opłacie 1 250 zł to 287,50 zł, czyli w przykładzie z lodami ponad 50 gałek progu.

Jak liczyć próg przy imprezie dwudniowej?

Koszty stałe licz za całą imprezę (część opłat jest „za imprezę", nie za dzień), a przepustowość i frekwencję dzień po dniu. Uwaga na wymuszony udział dwudniowy: na Festiwalu Karpia w gm. Milicz (2023) namiot 3×3 m ze stołem, ławką i prądem kosztował 150 zł za dzień, ale udział był obowiązkowo dwudniowy — realnie 300 zł netto.

Czy w progu rentowności uwzględniać podatek?

Do decyzji „jadę / nie jadę" liczy się próg na poziomie marży, bez podatku dochodowego — podatek płacisz od zysku, a w progu zysku jeszcze nie ma. VAT wpływa na same kwoty: podatnik VAT liczy netto, pozostali brutto.

Skąd wziąć stawki, jeśli organizator nie publikuje cennika?

Stawka bywa dopiero w karcie zgłoszeniowej w PDF — tak było w ogłoszeniach dożynkowych z gm. Gniezno (2025), Kowalewa Pomorskiego (2026), Rogoźna (2025) i gm. Konstancin-Jeziorna (2026). Zostaje karta z BIP-u albo mail do organizatora. Kwotę musisz mieć przed wysłaniem zgłoszenia.

Kalkulator progu rentowności

Wszystkie rachunki z tego tekstu policzysz w kalkulatorze opłacalności stoiska. Wpisujesz ceny i koszt jednej sztuki (także dla kilku produktów naraz), opłatę za stoisko netto albo brutto, za dzień albo za całą imprezę, prąd, dojazd, pomocnika i straty towaru. Kalkulator pokazuje, ile sztuk musisz sprzedać, żeby wyjść na zero, i w jakim tempie — ile sztuk na godzinę, czyli jedna co ile sekund. To jest właśnie sprawdzian reguły przepustowości. Przy wpisanej prognozie sprzedaży podaje wynik imprezy, najwyższą opłatę, jaką możesz zapłacić, i porównanie opłaty stałej z ofertą procentową. Gotowe przykłady (lody gałkowe, zakręcony ziemniak, rękodzieło) wypełniają pola jednym kliknięciem, a wyliczenie można zapisać jako link.

Źródła

• 37. Jarmark Dominikański w Choroszczy 2026 — zapisy wystawców i stawki
• Święto Śliwki, Strzelce Dolne (gm. Dobrcz) 2026 — informacje dla wystawców
• XXV Jarmark Cysterski w Pelplinie 2026 — regulamin dla wystawców
• Jarmark Rzemiosł Dawnych w Gniewie 2025 — regulamin
• Warmiński Jarmark Świąteczny w Olsztynie 2025 — regulamin części handlowo-wystawienniczej
• Olsztyński Jarmark Wielkanocny 2026 — regulamin
• Jarmark św. Dominika w Gdańsku 2025 — cennik stoisk
• Jeleniogórski Jarmark Staroci i Osobliwości 2026 — regulamin
• Jarmark Bożonarodzeniowy w Piotrkowie Trybunalskim 2025 — regulamin i cennik
• Festiwal Karpia, gm. Milicz 2023 — regulamin dla wystawców
• Dni Starogardu Gdańskiego 2025 — stoiska handlowe (OSiR)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie minimalnego wynagrodzenia i minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. — Dz.U. 2025 poz. 1242
• Opłata targowa — Ministerstwo Finansów
• Maksymalna stawka opłaty targowej na 2026 r. (1 176,67 zł) — obwieszczenie MF, M.P. 2025 poz. 726
• Opłata targowa — biznes.gov.pl